Artikel

Dapatkan informasi terbaru dari Kami

Pahami Over Budget Agar Pengeluaran Lebih Terkontrol

Pernahkah Anda mengalami yang namanya over budget? Over budget adalah momok menakutkan bagi tiap orang yang mempunyai usaha, karena membuat usaha yang dijalani merugi. Karena itu, sebelum hal tersebut terjadi, dibutuhkan perencanaan yang baik dan strategi mengatasinya.

Ingin tahu tentang cara mengatasi over budget? Sebelum itu, Anda harus paham dulu dengan pengertian dari budget itu sendiri. Nah, Anda bisa menyimak penjelasan di bawah ini untuk mengetahuinya. Yuk, scroll ke bawah!

Apa yang Dimaksud dengan Over Budget?

Over budget adalah ketika anggaran telah ditetapkan dan dibuat dalam daftar perencanaan pada saat pelaksanaan, hasilnya tidak sesuai dengan yang telah disiapkan, yaitu anggaran yang dibutuhkan jauh lebih besar dari yang diharapkan yang direncanakan, sehingga terjadi pembengkakan anggaran, atau yang dikenal juga dengan sebutan cost overrun.

Tentu tidak ada pendiri usaha menginginkan hal ini terjadi, namun risiko pengeluaran yang berlebihan dan masalah-masalah bisnis yang lainnya dalam proses membangun atau mengembangkan sebuah usaha akan selalu ada, sekecil apapun itu.

Anggaran dalam suatu proyek tentu saja harus dihitung secara akurat dan perlu untuk memetakan evolusi suatu budget agar tidak melebihi batas maksimum yang ditentukan, seperti membuat anggaran berjalan.

Ada over budget, tentu ada yang namanya under budget. Under budget adalah ketika anggaran yang dikeluarkan justru lebih kecil dari perencanaan, membuat pengeluaran bisa diminimalisir.

Baca Juga: Cermati Cara Menghitung Biaya Operasional Supaya Tidak Merugi!

Mengapa Over Budget Bisa Terjadi?

over budget

Sumber: Freepik

Ada sejumlah alasan kenapa over budget bisa terjadi, yaitu:

Tanggung jawab yang kurang atas budget. Serinci apapun budget direncanakan, tidak akan berguna tanpa seseorang yang bertanggung jawab untuk menjalankan rencana budgeting tersebut.

Terjadinya over making. Over making adalah saat proyek atau produk yang dibuat atau dibeli memakan waktu lebih lama dari yang ditentukan. Semakin lama jalannya proyek, semakin banyak uang yang digunakan.

Pemilik usaha tidak dapat memfokuskan ruang lingkup proyeknya. Maksudnya ialah proyek yang seharusnya dapat berfokus di salah satu objek yang telah direncanakan, alih-alih malah menjadi dua objek. Akhirnya anggaran yang dikeluarkan pun membengkak.

Baca Juga: Menilik Jenis-Jenis dan 6 Cara Menghitung Biaya Produksi

Bagaimana Cara Mengatasi Over Budget Sebuah Usaha?

over budget

Sumber: Pixabay

1. Monitoring Penggunaan Anggaran Proyek Secara Transparan

Dalam proyek, kesesuaian pengeluaran anggaran untuk tiap unit kerja dengan budget awal proyek tentu jadi poin utama yang harus diperhatikan. Sayangnya, pemilik proyek seringkali kesulitan mengakses dokumen atau grafik penggunaan budget proyek dari project manager di lapangan. Mulai dari laporan anggaran yang terlalu lama diarsipkan, hingga kesulitan mendeteksi adanya fraud yang terjadi di lapangan. Dalam kondisi seperti ini, sistem pelaporan budget proyek yang direalisasikan di lapangan harus dimonitor secara ketat. Tentu saja, tujuannya untuk memperkecil besaran cost overrun yang terjadi pada sebuah proyek.

2. Kontrol Rencana Proyek dan Realisasinya Secara Real-Time

Manajemen proyek tentu berguna untuk mengontrol rencana awal proyek dengan realisasinya yang terjadi di lapangan. Sayangnya, tidak semua project manager dapat memanajemen proyek secara tepat untuk mengurangi peluang cost overrun. Hal ini semakin diperburuk dengan sistem monitoring tradisional yang masih banyak digunakan di lapangan. Padahal, sistem ini tentu tidak efektif untuk mencegah cost overrun karena sifatnya yang tidak real-time. Nilai ‘real-time’ tentu penting untuk melihat, merespon, dan mengontrol progres dan efektivitas pengerjaan proyek yang dilakukan tim agar tetap on-the-track.

Tanpa sistem monitoring yang real time, unit kerja yang melenceng tentu tidak dapat direspon secara cepat. Hasilnya, resiko pengerjaan berulang yang memakan banyak kas anggaran proyek akan terjadi. Jangan sampai hal ini memperbesar cost overrun proyek anda, ya!

3.Beralih ke Integrated Cloud untuk Mengumpulkan dan Menampilkan Report

Pernah mengalami kesulitan dalam menerima dan mengakses report proyek di lapangan? Hal ini umumnya sering terjadi pada proyek yang masih menerapkan sistem dokumen fisik atau printed untuk melaporkan report proyek di lapangan. Cara ini tentu tidak efisien baik secara waktu dan harga yang dikeluarkan. Bayangkan berapa lama waktu untuk merespon error di lapangan jika menunggu pengarsipan dokumen yang banyak ke tangan anda. Belum lagi waktu screening data dalam dokumen tersebut yang tentu memakan banyak waktu. Tak hanya itu, resiko data tercecer, hilang, hingga pencetakan berulang yang juga memperumit alur pelaporan proyek.

Sudah menginjak era digital, mengapa tidak beralih ke sistem online cloud? Selain memangkas waktu dan harga, sistem cloud yang terintegrasi juga dapat memudahkan project manager dan pemilik proyek dalam melakukan screening data proyek lebih cepat dan efisien. Bayangkan berapa banyak budget proyek yang di efisiensi dengan cara ini.

4. Efisiensi Penggunaan Sumber Daya Manusia dan Operasional Proyek

Salah satu indikator yang menyerap kas anggaran proyek dalam jumlah besar adalah Sumber Daya Manusia (SDM) atau tenaga kerja yang direkrut. Sayangnya, sebuah proyek seringkali dijalankan oleh terlalu banyak SDM yang sebetulnya tidak terlalu dibutuhkan. Semakin banyak menggunakan SDM yang tidak perlu artinya semakin banyak budget proyek yang dikeluarkan, bukan? Tak hanya itu, biaya operasional yang dikeluarkan dalam pelaksanaan sebuah proyek juga jadi indikator yang harus anda perhitungkan. Beberapa biaya operasional yang mungkin harus defisiensi misalnya transportasi, telepon, gaji karyawan, hingga administrasi dan pengarsipan.

Ingat, ketika pengeluaran tidak diatur dan dituliskan pada catatan, maka bisa saja Anda akan mengalami masalah over budget untuk kedepannya . Jika Anda ingin lebih bijak dan pandai dalam mengatur keuangan pribadi dan bisnis, Anda harus menguasai ilmunya. Berbagai tips dan trik cepat kaya hingga cara dapat uang cepat bisa Anda dapatkan dengan cara ikut Seminar Financial Revolution bersama dengan Tung Desem Waringin.

Melalui seminar ini, dapatkan tips-tips untuk lebih handal menghasilkan uang dan memiliki proyek yang berhasil. Segera daftar dan menjadi salah satu bagian dalam Seminar Financial  Revolution sekarang juga!