Payroll adalah Terobosan dalam Sistem Penggajian, Ini 4 Fungsi Pentingnya Bagi Perusahaan
Sumber: freepik
Sistem penggajian karyawan dulunya membutuhkan proses yang rumit dan waktu yang cukup lama. Apalagi jika perusahaan tersebut memiliki banyak karyawan yang mencapai ratusan hingga ribuan. Cara perhitungan manual atau menyewa jasa akuntan tentu masih merepotkan. Oleh sebab itu, payroll menjadi solusinya. Payroll adalah sistem administrasi yang merujuk pada pemberian upah karyawan. Info selengkapnya bisa Anda baca lewat artikel berikut.
Apa Itu Payroll
Bagi orang awam, istilah payroll mungkin masih terasa asing. Namun, di lingkup perusahaan Istilah tersebut sudah sangat umum dan memegang peran penting dalam perusahaan karena berkaitan dengan pembayaran upah kerja. Secara garis besar, pengertian payroll adalah sistem yang mengatur tentang penggajian pegawai di perusahaan tertentu. Hal ini tak hanya mencakup gaji saja, tapi juga waktu penerimaan gaji, dan cara pendistribusian gaji tersebut.
Sistem penggajian ini merupakan bentuk inovasi di dunia Human Resource yang telah terbukti memberikan banyak manfaat terutama bagi departemen HR . Umumnya, total keseluruhan gaji yang diterima akan dirinci sesuai dengan peraturan yang ditetapkan perusahaan. Tiap-tiap perusahaan tentu saja memiliki aturan masing-masing, walaupun secara garis besar menerapkan sistem perhitungan yang sama.
Umumnya, pemberian upah karyawan tersebut meliputi gaji pokok, tunjangan karyawan/ jabatan, uang makan, uang transport, upah lembur, BPJS, potongan pajak, dan lain-lain. Sistem payroll saat ini sudah banyak diterapkan terutama pada perusahaan skala besar dengan jumlah karyawan ratusan hingga ribuan. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, penerapan sistem ini akan memudahkan departemen yang bertugas dalam mendistribusikan gaji bulanan para karyawan secara akurat dan efisien.
Baca juga: 8 Tips Membuat Struktur Organisasi Perusahaan untuk Penempatan Karyawan yang Tepat
Fungsi Payroll
Sumber: freepik
Secara umum, fungsi payroll adalah meringankan beban kerja departemen HR pada sebuah perusahaan. Penjelasannya dapat Anda simak melalui uraian berikut ini.
1. Menghemat Waktu
Salah satu fungsi payroll adalah menghemat waktu kerja divisi HR dan administrasi perusahaan. Pasalnya, proses penggajian dengan sistem payroll sudah memakai teknologi seperti penggunaan software HR yang terintegrasi dengan payroll management. Rincian perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak dan lain-lain sudah otomatis diolah oleh software HR tersebut. Jadi, divisi terkait sudah tidak perlu melakukan input manual lagi yang memakan waktu lama. Selain itu, perhitungan gaji juga tidak perlu melibatkan banyak orang karena sudah didukung oleh sistem teknologi yang canggih.
2. Memudahkan Karyawan dalam Membaca Slip Gaji
Perlu Anda ketahui bahwa gaji bersih yang diterima karyawan umumnya akan dipotong biaya-biaya tertentu seperti pajak, iuran BPJS, dan lain-lain. Melalui sistem payroll, semua rincian dari berbagai potongan tersebut akan ditampilkan dalam slip gaji secara detail bersamaan dengan informasi total gaji bersih karyawan. Dengan begitu, informasi yang tersaji di dalam slip gaji juga lebih mudah dipahami.
3. Pembayaran Gaji Lebih Akurat
Rincian gaji yang ditampilkan secara detail lewat slip gaji tersebut akan membuat sistem pemberian upah menjadi lebih akurat dan adil. Selain itu, pemberian gaji ke karyawan juga bisa diserahkan tepat waktu sehingga hal ini juga akan memotivasi para pegawai untuk lebih bersemangat.
Setiap perusahaan biasanya punya aturan masing-masing terkait kebijakan penyerahan upah, sehingga jika Anda ingin menelusuri detail hari masuk kerja, dan lain-lain bisa menyesuaikan dengan regulasi yang ditetapkan perusahaan.
4. Pembuatan Formulir Pajak Jadi Lebih Mudah
Sistem penggajian karyawan bukan hanya tentang perhitungan jumlah gaji yang akan diberikan tiap bulannya, tapi juga meliputi urusan pajak yang cukup menyita waktu. Jika dulu departemen HR harus meluangkan waktu dan biaya untuk memprosesnya, sekarang hal tersebut bisa ditangani dengan mudah lewat sistem payroll. Dengan demikian, tim HR punya lebih banyak waktu untuk memperhatikan kewajiban lainnya di perusahaan yang tak kalah penting.
Baca juga: Kenapa Manajemen Risiko Penting?Jaminan Bisnis Anda Langgeng Lho!
Sistem Payroll di Perusahaan
Sistem payroll di zaman sekarang sudah lebih modern karena menerapkan teknologi lewat aplikasi atau software HR. Aplikasi tersebut dapat merangkum segala data yang diperlukan dalam pengolahan gaji karyawan seperti data karyawan, jadwal kerja, presensi, cuti, izin, overtime, berbagai tunjangan, dan potongan tertentu.
Presensi karyawan, upah lembur, bonus, tunjangan, serta potongan seperti pajak, iuran BPJS, dan lain-lain menjadi rangkaian faktor yang paling penting dalam sistem perhitungan gaji di sebuah perusahaan. Intinya, departemen terkait tidak perlu lagi melakukan input manual karena semua perhitungannya sudah otomatis sehingga lebih mudah dan praktis.
Baca juga: Menguak 4 Rahasia Membangun Teamwork yang Luar Biasa Hebat dan Dahsyat
Perhitungan gaji karyawan melalui sistem payroll memberikan keuntungan baik bagi karyawan maupun perusahaan itu sendiri. Sistem perhitungan yang adil tersebut akan mencegah berbagai permasalahan internal pekerja dan meringankan beban perusahaan terkait proses penggajian karyawan.
Terobosan dalam hal finansial perusahaan pastinya akan mengalami perubahan seiring dengan perkembangan zaman. Agar Anda selalu siap dan bisa beradaptasi, perkaya wawasan terkait finansial perusahaan dengan mengikuti Seminar Financial Revolution. Di sini, Anda tak hanya belajar bersama pakarnya tapi juga membangun networking ke sesama pebisnis baik pemula maupun senior. Klik di sini untuk informasi jadwal seminar, pendaftaran dan lain-lainnya.
