Cara Mengenal dan Mengelola Petty Cash dalam Aktivitas Bisnis
Petty cash sering disebut sebagai kas kecil. Dalam keuangan, penting bagi Anda untuk melihat perkembangan bisnis berdasarkan pemasukan dan pengeluaran yang tercatat. Catatan tersebut tidak hanya berisi nominal yang besar, melainkan juga hal-hal kecil yang memengaruhi kondisi keuangan.
Petty cash atau kas kecil adalah dana yang disisihkan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran dalam jumlah kecil. Dana dalam petty cash ini biasanya disiapkan untuk kebutuhan transaksi mendadak atau rutin yang dibutuhkan perusahaan. Umumnya berupa uang, bukan material.
Jumlah nominal yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen perusahan dalam jumlah tertentu atau terbatas, menjadi salah satu ciri utama dari petty cash. Besaran jumlahnya berbeda-beda setiap perusahaan, tergantung pada kebijakan perusahaan untuk menyesuaikan skala operasional.
Metode Petty Cash
Dalam pengelolaan kas kecil, Anda bisa memilih metode imprest dan fluktuasi:
1. Metode Imprest (Tetap)
Metode imprest menetapkan bahwa jumlah atau saldo akun petty cash selalu tetap, yaitu sebesar dana yang dibentuk kecuali ada perubahan. Setiap ada transaksi menggunakan dana petty cash, pemegang dana hanya membuat bukti pengeluaran, pencatatan pengeluaran hanya dilakukan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Artinya penggunaan petty cash tidak akan langsung dicatat, tetapi mengumpulkan bukti transaksi saja.
Pengisian kembali dilakukan sesuai dengan pengeluaran yang sudah dilakukan, sehingga jumlah uang akan sama dengan jumlah yang ditetapkan. Pencatatan dilakukan ketika jumlah uang yang ada dikas kecil sudah tidak cukup dan harus ada pengisian ulang.
Langkah metode ini dimulai dari pemberian sejumlah uang pada pemegang petty cash untuk digunakan sesuai kebutuhan. Ketika dibutuhkan, uang tersebut digunakan untuk pembayaran. Ketika dana sudah hampir habis, akan diisi dengan jumlah sama dengan pengeluaran yang sudah terjadi.
2. Metode Fluktuatif
Jika metode tetap jumlah uang yang ada sudah ditetapkan, sementara pada metode fluktuatif jumlah kas disesuaikan dengan kebutuhan. Dalam sistem ini, menghendaki nominal tidak harus sama dengan nominal awal saat pembentukan anggaran. Contohnya, nominal kas awal Rp 500.000, ketika sudah digunakan jumlah uang akan berkurang dan perlu diisi kembali.
Ketika pengisian, bisnis yang menggunakan sistem ini boleh memberikan jumlah uang sesuai dengan kebutuhan. Sehingga, jumlah tidak harus sama dengan saldo awal, bisa berkurang atau bertambah.
Tujuan Petty Cash
Beberapa tujuan adanya petty cash pada sebuah bisnis, di antaranya:
- Mempermudah karyawan untuk melakukan pelayanan lebih, tetapi mengalami kendala dalam beberapa hal, Hal ini penting untuk menjaga relasi perusahaan dengan mitra.
- Untuk membantu memenuhi kebutuhan kantor yang sudah habis dan diperlukan secepat mungkin.
- Menghindari prosedur tidak efisien ketika ada pengeluaran yang dibutuhkan mendadak dengan nominal yang kecil.
- Mempercepat realisasi aktivitas yang membutuhkan dana cepat dan mendadak tanpa ada rencana sebelumnya.
Baca juga : Kenalan Lebih Dekat dengan Cash Flow hingga Bagaimana Cara Mengelolanya
Fungsi Petty Cash
Ada empat fungsi yang terkait dengan kas kecil, yaitu:
1. Fungsi Kas
Fungsi kas adalah fungsi yang mempertanggungjawabkan dalam pengisian cek, meminta otorisasi atas cek dan menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
2. Fungsi Akuntansi
Petty cash dalam fungsi akuntansi merupakan fungsi yang bertanggung jawab, dengan:
- Pencatatan pengeluaran petty cash menyangkut biaya dan persediaan
- Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
- Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek
- Pencatatan pengeluaran dana petty cash atau kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
- Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum pada dokumen. Fungsi ini juga bertanggung jawab melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan kas keluar.
3. Fungsi Pemegang Dana Petty Cash
Fungsi ini yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana petty cash. Pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
4. Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi ini dalam petty cash adalah fungsi yang bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas, fungsi ini bertanggung jawab juga untuk pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana petty cash.
Tips Mengelola
Berikut tips mengelola petty cash yang bisa Anda lakukan:
1. Menetapkan Batas Saldo
Anda harus menetapkan saldo petty cash dari awal. Besarannya disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan dengan jangka waktu tertentu, bisa mingguan, bulanan, maupun tahunan. Anda bisa menggunakan dua metode petty cash yang sudah dipaparkan di atas.
2. Menentukan Kasir untuk Mengelola Petty Cash
Ketika sudah menetapkan saldo petty cash, Anda harus menentukan atau memiliki karyawan yang bisa bertanggung jawab memegang arus saldo petty cash. Karena kasir ini harus menangani transaski kecil yang bersifat rutin. Beberapa kriteria yang bisa digunakan yaitu menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani transaksi, jujur, konsisten, dan lain sebagainya.
3. Pengisian Kembali Saldo Petty Cash
Saldo sudah ditetapkan dan kasir sudah ada, maka Anda langsung melakukan pengisian kepada kasir umum atau bagian keuangan dengan menarik kas untuk diserahkan kepada kasir petty cash. Lakukan penghitungan secara fisik dan harus ada bukti serah terima terkait dana yang diberikan dari kas umum ke kas kecil.
4. Penggunaan Petty Cash
Penggunaan saldo petty cash hanya untuk pembayaran dan pembelian yang sudah disetujui oleh pemegang keuangan umum. Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil setiap terjadi transaksi dan harus ditanda tangani oleh pemegang dana. Kemudian lakukan pencatatan dalam buku kas kecil, disertakan bukti.
Baca juga : Pengertian, Contoh, dan Komponen Siklus Pengeluaran Bisnis
Petty cash memiliki posisi yang penting karena keberadaannya bisa meminimalisir terjadinya praktik penyelewengan dana. Oleh karena itu sangat penting untuk Anda memiliki skill dalam keuangan agar pengelolaan kas perusahaan bisa lancar dan terkontrol. Ikuti Seminar Finansial Revolution karya Tung Desem Waringin Resources yang akan membantu Anda menjadi pengusaha dengan skill mumpuni. Catat jadwalnya sekarang!
