Wajib Ada! SOP Perusahaan: Pengertian hingga Cara Membuatnya
Standard Operating Procedure (SOP) menjadi standar yang baku, dan acuan untuk melakukan sebuah proses kerja di dalam perusahaan. SOP sangat penting untuk memastikan pelayanan maupun tindakan operasional selalu seragam dan tetap. Tentunya, masing-masing perusahaan akan memerlukan SOP untuk proses kerja dan kegiatan operasional yang berbeda dengan perusahaan lainnya. Maka dari itu, yang bisa dilakukan adalah belajar dan memahami langkah pembuatan SOP perusahaan.
SOP sendiri merupakan satu hal yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan. Standard Operating Procedure diperlukan untuk menghasilkan sistem yang berkualitas, teknis yang konsisten, mempertahankan kualitas kontrol, dan menjaga proses bisnis tetap berjalan. Biasanya, setiap departemen atau bagian di perusahaan memiliki SOP masing-masing. Hal ini dikarenakan supaya operasional perusahaan dan penegakan aturan yang berlaku dapat berjalan dengan mudah. SOP ini biasanya berkaitan dengan produk, SDM, atau lainnya.
Fungsi SOP di Perusahaan
Di dalam sebuah perusahaan, SOP punya dua manfaat utama. Pertama, dengan menggunakan SOP, maka perusahaan memiliki rujukan pengetahuan bagi kegiatan operasional yang selalu diperbaharui. Tentunya hal ini sangat penting, mengingat misalnya di bidang penjualan selalu ada hal baru dari pasar baik itu tren atau cara baru yang lebih efektif. Dengan ada dokumen SOP, maka bisa membuat proses evaluasi lebih mudah untuk memastikan SOP berjalan adalah yang terbaru. Yang kedua, SOP memiliki fungsi sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan. SOP juga bisa menjadi bukti tertulis karena biasanya di dalamnya termasuk formulir kerja seperti berita acara, bukti pengiriman, berita acara kunjungan dan lain sebagainya.
Dengan adanya bukti tertulis seperti ini, maka jika suatu hari ditemukan kesalahan atau kekurangan akan mudah melacaknya. Tinggal dicocokkan saja antara prosedur yang seharusnya dengan dokumen fisik yang ada. Proses evaluasi pun bisa berjalan dengan lebih mudah. Selain kedua alasan utama tersebut, ada juga alasan lain mengapa SOP sangat penting di dalam perusahaan:
- SOP berguna untuk memetakan peran dan posisi masing individu dalam perusahaan.
- Memberikan kejelasan arah mengenai proses kerja serta tanggung jawab masing-masing individu.
- SOP menjadi penjelasan terkait hubungan antar masing-masing proses kerja.
- Menjaga konsistensi di dalam menjalankan proses kerja dan setiap kegiatan operasional.
- Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan saat melakukan proses kerja.
- Memudahkan evaluasi dari setiap proses kerja yang dilakukan.
Cara Membuat SOP Perusahaan yang Tepat
Pembuatan SOP di perusahaan biasanya menjadi salah satu tanggung jawab dari divisi general affair. Meski demikian, tim dari general affair juga bisa membentuk pembuatan SOP yang terdiri dari para ahli. Jika saat ini adalah pertama kalinya perusahaan Anda melakukan pembuatan SOP, atau malah dalam proses evaluasi untuk memperbaiki SOP yang sudah ada, maka simak langkah-langkah di bawah ini!
1. Membuat Tim Penyusun SOP
Langkah yang pertama untuk membuat SOP perusahaan adalah membuat tim khusus yang akan menyusun SOP ini. Pada umumnya, untuk menyusun SOP diperlukan tim ahli yang kompeten di bidangnya masing-masing. Hal ini tentu saja harus disesuaikan dengan SOP apa yang mau dibuat.
2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan
Untuk mewujudkan tujuan dari SOP yaitu menciptakan proses kerja dalam bisnis yang seragam konsisten dan efisien, maka tim penyusun SOP harus mempelajari proses bisnis perusahaan dengan seksama. Hal ini bisa dilakukan dengan cara mengamati proses bisnis dari awal hingga ke tangan pengguna akhir. Dari pengamatan inilah, maka akan diperoleh data yang yang bisa digunakan untuk menyusun SOP. Misalnya durasi proses kerja, siapa saja sumber daya manusia yang terlibat, dan lain-lain.
3. Menyusun dan Evaluasi Alur Kerja
Setelah terkumpul semua data yang dibutuhkan untuk menyusun SOP perusahaan, kini saatnya untuk mulai membuat alur kerja. Di dalam proses ini, mungkin tidak sekali jadi, karena terkadang perlu beberapa kali evaluasi untuk mendapatkan alur kerja yang paling efisien. Yang wajib ada di dalam alur kerja adalah gambaran detail urutan proses kerja yang diharapkan. Tidak lupa, penting juga untuk menuliskan posisi dan dan nama person in charge di setiap proses kerja.
4. Simulasi SOP
Sebelum ditetapkan sebagai SOP yang berlaku di perusahaan, perlu disimulasikan terlebih dahulu dalam kondisi sebenarnya. Dengan adanya simulasi ini, maka bisa dilakukan evaluasi tahap akhir terhadap flowchart yang sudah dibuat sebelum SOP ditetapkan menjadi dokumen legal.
5. Evaluasi dan Perbaikan
Setelah melalui proses simulasi, jika ada ditemukan kekurangan, maka tim penyusun SOP harus langsung melakukan evaluasi dan review ulang. Bahkan, jika diperlukan juga bisa dilakukan uji coba kembali, hingga dokumen yang ada tidak ada masalah ketika diterapkan di lapangan.
6. SOP Disetujui
Apabila dokumen SOP yang disusun oleh tim khusus sudah efisien dan tidak ada lagi masalah, maka bisa minta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Terkait SOP perusahaan, pihak ini bisa jadi pimpinan tertinggi di perusahaan, lembaga, atau unit yang berhubungan langsung dengan SOP.
7. Sosialisasi SOP
Untuk memastikan bahwa SOP yang dibuat tidak mengalami kendala di tahap penerapan, maka sangat penting untuk melakukan sosialisasi SOP. Pastikan semua PIC yang tertulis dan semua divisi terkait harus tahu SOP ini secara detail.
Baca juga: 3 Strategi Optimasi Revenue dan Cara Menghitungnya agar Bisnis Makin Cuan!
Setelah mengetahui cara pembuatan SOP perusahaan, kini saatnya menyiapkan tim terbaik untuk menjalankan SOP yang sudah dibuat. Pastikan setiap anggota tim penyusun SOP yang dipilih adalah mereka yang kompeten. Sebab, diperlukan ilmu pengetahuan, wawasan, dan keahlian yang mumpuni supaya strategi bisa disusun dengan tepat. Dengan begitu, bisnis dan roda perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan berkembang pesat.
Anda bisa mengikuti Seminar Business Revolution bersama Tung Desem Waringin, bahkan bisa juga mengajak tim andalan Anda di perusahaan. Kenapa Anda perlu bergabung dalam Seminar Business Revolution? Sebab ada banyak sekali ilmu bisnis yang bisa dipelajari dan dipraktikkan langsung. Mulai dari modul bisnis, prinsip-prinsip bisnis, hingga berbagai teknik yang harus dikuasai dalam berbisnis. Ayo, segera registrasi sekarang!
